Het Algemeen Stichtingsbestuur heeft besloten het Huishoudelijk Reglement stapsgewijs op te stellen en aan te vullen. Bij ieder artikel staat de datum vermeld waarop het betreffende besluit genomen is.
STICHTING CULTURELE RAAD PAPENDRECHT
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
1) Verzending stukken.
Vergaderstukken worden aan de bestuurleden verzonden. Ter vergadering zijn reserve-exemplaren aanwezig voor eventuele gasten.
Besluit d.d. 15.11.2005
2) Besloten vergaderingen.
Vergaderingen van het bestuur zijn in principe besloten, sectiemedewerkers kunnen de vergadering bijwonen. Als zij dit voor aanvang van de vergadering bij de voorzitter aanmelden, kunnen zij ook inspreken.
Besluit d.d. 15.11.2005
3) Taken secretaris.
Het opstellen van vergaderagenda’s. de verslaglegging van de vergaderingen en de daaruit vloeiende correspondentie worden overgedragen aan de ondersteunend ambtenaar.
Ingekomen post m.b.t. bestuurlijke zaken wordt in overleg met de voorzitter op de agenda van de komende vergadering gezet door de ondersteunend ambtenaar. Uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter (indien nodig vervangen door de secretaris) en de medewerker.
Overige post wordt door de ondersteunend ambtenaar afgehandeld in overleg met de 1e dan wel 2e secretaris.
Besluit d.d. 17.01.2006
4) Taken penningmeester.
Het beheer van de kleine kas (met maximale inhoud van € 500,-) wordt overgedragen aan de ondersteunende ambtenaar.
De bevoegdheid incasso- of betalingsopdrachten te verstrekken aan de bank wordt overgedragen aan de ondersteunende ambtenaar tot een maximumbedrag van € 1.000,- De betalingsopdracht wordt verstrekt na medeondertekening van de penningmeester. Het bestuur kan besluiten hier een ander bestuurslid voor aan te wijzen. Dit geldt ook voor het storten bij de bank van opbrengsten uit activiteiten, als deze niet meer in de kleine kas passen.
Jaarlijks vindt er een controle plaats van de financiële administratie.
Besluit herzien d.d. 29.03.2006
5) Taken ondersteunende ambtenaar.
Deze ambtenaar is in dienst van de gemeente en ondersteunt de werkzaamheden van de stichting. Naast de hierboven genoemde verslaglegging, correspondentie en het voeren van de financiële administratie, behoren tot de werkzaamheden:
- aangifte belastingen, afdragen BTW e.d.
- verzekeringen afsluiten voor vrijwilligers
- faciliteren vergaderingen (o.a. koffie, thee e.d.)
- bijhouden archief
- onderhoud adressenbestanden
- het bewaken van het budget
- samenstellen jaarverslag, opstellen begroting volgens subsidieverordening
- onderhouden interne en externe contacten
- vrijwilligersbeheer
Besluit d.d. 15.11.2005
6) Kascontrolecommissie.
Het bestuur benoemt jaarlijks een kascontrolecommissie bestaande uit twee leden afkomstig uit het bestuur of uit de groep van sectiemedewerkers. Na goedkeuring van de financiële administratie rapporteert de commissie hierover schriftelijk aan het bestuur, dat daarna de commissie décharge verleent.
Besluit d.d. 29.03.2006
7) Verslagen secties en voorstellen aan het bestuur.
Secties maken van iedere vergadering een verslag. Dit verslag wordt aan het bestuur ter kennisname aangeboden. Voorstellen waarover door het bestuur een besluit moet worden genomen, worden onderaan het verslag duidelijk herkenbaar gepresenteerd.
Besluit d.d. 29.03.2006
8) Vervanging en stemrecht.
Bestuursleden die tevens een sectie vertegenwoordigen, kunnen zich bij een bestuursvergadering door een andere medewerker van de betreffende sectie laten vertegenwoordigen. De vervanger heeft geen stemrecht.
Besluit d.d. 29.03.2006
9) Benoeming en ontslag sectiemedewerkers.
Het bestuur benoemt en ontslaat medewerkers van secties. Benoeming geschiedt na een voordracht door de voorzitter van de betreffende sectie. Deze voordracht gaat vergezeld van een korte beschrijving van de kandidaat. Benoeming geschiedt voor onbepaalde tijd. Voorafgaand aan de benoeming voert de voorzitter of zijn plaatsvervanger een kennismakingsgesprek met de aspirant-medewerker.
Besluit herzien d.d. 27.09.2011
10) Financiële bijdragen aan derden
a. De stichting verleent geen (structurele) subsidies aan derden.
b. De stichting kan besluiten tot het doen van een donatie aan derden.
c. Een donatie wordt slechts eenmalig gedaan.
d. De donatie moet een concreet, cultureel Papendrechts belang dienen.
e. Een aanvraag wordt slechts in behandeling genomen indien daartoe vooraf een onderbouwd schriftelijk verzoek bij de stichting is ingediend.
f. Een besluit tot het doen van een donatie dient altijd in een bestuursvergadering te worden genomen.
g. Een donatie zal niet worden verstrekt als de gemeente voor het desbetreffende doel subsidie verleent.
h. Donaties komen ten laste van door de stichting als buffer gereserveerde gelden en niet van de jaarlijkse gemeentesubsidie.
Besluit d.d. 22.06.2010
